Порядок работы с документами в органах государственной исполнительной службы

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ УКРАИНЫ

ПРИКАЗ

от 25 декабря 2008 года N 2274/5

Об утверждении Порядка работы с документами в органах государственной исполнительной службы

С изменениями и дополнениями, внесенными
 приказами Министерства юстиции Украины
 от 8 декабря 2009 года N 2392/5,
 от 28 июля 2010 года N 1699/5

С целью обеспечения выполнения требований Закону Украины "О государственной исполнительной службе" но Закону Украины "О исполнительном осуществлении" приказываю:

1. Утвердить Порядок работы с документами в органах государственной исполнительной службы (добавляется).

2. Упразднить приказ Министерства юстиции Украины от 05.07.99 N 470/7 "О утверждении Инструкции из делопроизводства в органах государственной исполнительной службы".

3. Департаменту государственной исполнительной службы (Стаднік Г. В.) доказать данный приказ к сведению начальника Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, начальников главных управлений юстиции в областях, городах Киеве и Севастополе.

4. Начальнику Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, начальникам главных управлений юстиции в областях, городах Киеве и Севастополе сообщить данный приказ государственным исполнителям и обеспечить его надлежащее выполнение.

5. Установить, что этот приказ вступает в силу с 1 января 2009 года.

6. Контроль за выполнением приказа положить на заместителя Министра юстиции Цоклана В. І.

 

 

Министр

М. Оніщук

 

 

 

УТВЕРЖДЕНО
приказом Министерства юстиции Украины
от 25 декабря в 2008 г. N 2274/5 

 

 

 

Порядок
работы с документами в органах государственной исполнительной службы

1. Общие положения

1.1. Порядок работы с документами в органах государственной исполнительной службы (дальше - Порядок) разработан в соответствии с Закону Украины "О государственной исполнительной службе", Закону Украины "О исполнительном осуществлении", других нормативно правовых актов, государственных стандартов, которые определяют правила составления и оформления документов.

1.2. Этот Порядок устанавливает основные правила работы с документами в органах государственной исполнительной службы, в том числе порядок общего документирования в районных, районных в городах, городских (мост областного значения), горрайонных отделах государственной исполнительной службы, делопроизводство из выполнения решений судов и других органов (должностных лиц) (дальше - решений) в всех органах государственной исполнительной службы, оформления документов, технического обеспечения их подготовки, контроля за выполнением документов, а также осуществление делопроизводственных процессов - организации документооборота, формирования дел и хранение документов (дальше - делопроизводство) и распространяется на всю служебную документацию.

1.3. Обеспечение организации работы с документами в органах государственной исполнительной службы и соблюдения определенных этим Порядком правил полагается на руководителя органа государственной исполнительной службы, который обязан:

всесторонне способствовать рационализации, механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, употреблять необходимых мер относительно обеспечения оснастки органа государственной исполнительной службы современным оборудованием и автоматизированными рабочими местами;

контролировать своевременную и качественную подготовку служебных документов;

знакомить новопринятых работников с этим Порядком.

1.4. Делопроизводство в органах государственной исполнительной службы осуществляется специально определенными работниками, ответственными за ведение делопроизводства (дальше - делопроизводитель), о чем отмечается в их должностных инструкциях.

1.5. Работники органов государственной исполнительной службы обеспечивают хранение документов и конфиденциальность информации, которая в них содержится.

1.6. Делопроизводство в органах государственной исполнительной службы и документирования управленческой деятельности осуществляется государственным языком.

2. Порядок общего документирования в районных, районных в городах, городских (мост областного значения), горрайонных отделах государственной исполнительной службы

2.1. Документы, которые поступают в адрес районных, районных в городах, городских (мост областного значения), горрайонных отделов государственной исполнительной службы (дальше - Отдел) принимаются, предварительно прорабатываются и регистрируются делопроизводителем Отдела.

Корреспонденция, которая посылается электронной почтой, принимается адресатами - пользователями почтовых ящиков. Корреспонденция, которая посылается факсимильной и телексной связью, принимается работниками, ответственными за выполнение служебных документов. В случае необходимости такая корреспонденция передается для регистрации или учета.

2.2. Предыдущая проработка документов включает проверку правильности их адресования, оформления и целостности упаковки, ее раскрытия, проверку наличия документов и дополнений в них, а также распределение их за исполнителями.

Определение исполнителей осуществляется в соответствии с содержанием документов и распределению обязанностей между работниками Отдела.

2.3. Конверты сохраняются и добавляются к документам в случае, когда лишь за конвертом можно установить адрес отправителя, время отправления и получения документа или когда в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте.

В случае получения документов в поврежденной упаковке, а также если при открытии конверта (упаковки) обнаружено отсутствие любого документа или приложения к нему, о этом складывается акт в двух экземплярах, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй экземпляр - приобщается к полученным материалам и передается вместе с ними для рассмотрения за принадлежностью.

(пункт 2.3 дополнено абзацем вторым согласно приказу
 Министерства юстиции Украины от 08.12.2009 г. N 2392/5)

2.4. Регистрация входных документов осуществляется путем присвоения им единственного регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в соответствующем журнале регистрации.

(абзац первый пункту 2.4 в редакции приказа
 Министерства юстиции Украины от 08.12.2009 г. N 2392/5)

Дата регистрации и регистрационный индекс документа проставляются в регистрационном штампе (дополнение 1), как правило, в нижнем правому свободному от текста кутьи первой страницы документа.

(абзац второй пункту 2.4 в редакции приказа
 Министерства юстиции Украины от 08.12.2009 г. N 2392/5)

Отмеченный штамп используется исключительно для регистрации входных документов. На документах, которые подлежат учету, и на исходных документах регистрационный штамп не проставляется.

Приложения к документам отдельно не регистрируются. В случае, когда дополнение может быть использовано в качестве самостоятельный документ, регистрационный штамп с номером основного документа дублируется и на дополнении.

Основным принципом регистрации документов является одноразовость.

2.5. Не подлежат регистрации, а передаются для присоединения к исполнительному осуществлению с отметкой делопроизводителя о дате их получения:

вызовы государственного исполнителя, а также другие документы исполнительного осуществления, возвращенные за невручением адресату;

сообщение о получении документов исполнительного осуществления;

возвращены из банков и других финансовых учреждений платежные документы.

Не регистрируются также рекламные сообщения, плакать, поздравительные письма, приглашения, возвращенная (как ошибочно посланная Отделом) корреспонденция, сводка и информация, посланные к сведению, учебные планы, программы (копии), печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается делопроизводителем за принадлежностью или возвращается отправителю в срок до двух рабочих дней.

2.6. Корреспонденция, которая поступила к Отделу по почте или из приема (кроме обращений граждан, которые рассматриваются в соответствии с Закону Украины "О обращении граждан", документов о открытии исполнительного осуществления, писем-ответов на запросы государственного исполнителя), подлежит регистрации в Журнале регистрации общей входной корреспонденции за установленной формой (дополнение 2).

Исполнительные документы и документы, что их дополняют, подлежат регистрации в Журнале регистрации входных документов о открытии исполнительного осуществления (дополнение 3) под одним регистрационным номером.

Дата поступления документов отмечается в этих журналах через всю страницу поперек граф журнала. Порядковый номер за журналом проводится, начиная с первого номера, за порядком в пределах календарного года.

2.7. При регистрации входных документов составные части индекса документа в регистрационном штампе состоят из порядкового регистрационного номера документа в соответствующем журнале регистрации, индекса дела за номенклатурой и могут дополняться индексами исполнителей.

Составные части индекса отделяются одна от другой косой чертой, например: 415/03-22/8, где 415 - порядковый регистрационный номер документа в соответствующем журнале регистрации 03-22 - индекс дела за номенклатурой (03 - индекс структурного подразделения за штатным расписанием или классификатором структурных подразделений 22 - порядковый номер журнала за номенклатурой дел) 8 - индекс исполнителя.

2.8. Зарегистрированные в установленном порядке документы рассматриваются руководителем Отдела не позже следующего рабочего дня с дня поступления корреспонденции к Отделу, а документы за решениями, которые подлежат немедленному выполнению - в день их поступления.

Результаты рассмотрения документов руководителем фиксируются в резолюции.

После наложения резолюции руководителем Отдела документы возвращаются делопроизводителю для внесения необходимой информации в регистрационные и (или) учетные журналы, в необходимых случаях - для оформления документов в обложку, и не позже следующего рабочего дня с дня наложения резолюции передаются исполнителям к выполнению или на ознакомление.

Документы,

Tags: